«Опять совещание» звучит для многих так же, как «опять в школу» — с лёгкой дрожью и раздражением. Снаружи кажется: идёт бурная дискуссия. Люди спорят, кивают, перебивают друг друга. Но в конце встречи всё расплывчато: что решили? Кто за что отвечает? Куда движемся? Большинство выходит с чувством пустоты и неудовлетворённости (кроме тех, кому и правда хотелось просто «пободриться словами»). Это и есть псевдодиалог.
Признаки: аргументы повторяются по кругу, решение принимается «по силе голоса», активные давят, тихие молчат, итоги уходят в никуда: «вернёмся к этому позже» или «ну все же поняли».
После таких встреч команды теряют доверие и энергию — потому что решения не рождаются, ясности не прибавляется, а время сгорает.
Что поможет?
Имеет смысл сфокусироваться на структуре и чётких действиях ведущего встречи.
В карточках — 6 приёмов, которые любой руководитель может попробовать уже завтра. Карточки любезно отрисованы партнёрским каналом «Лаборатория Про.Ка», для которого я упаковала «необходимый минимум» для адекватного совещания.
01. Диагностика за 2 минуты
Если у вас на встречах:
- идеи повторяются больше 2 раз;
- в конце при всех не фиксируется «кто-что-когда» делает по итогам;
- 20% людей говорят 80% времени;
- после встречи часто приходится снова напоминать, уточнять и разъяснять, о чём договорились —
у вас псевдодиалог. Меняйте формат.
02. Режим «сильный старт»
Даже если вам кажется, что «все всё понимают», обязательно напомните в начале встречи (и офлайн, и онлайн):
- зачем собрались (цель);
- что хотим получить в итоге (результат);
- какой тайминг встречи;
- как будет приниматься решение (какие есть критерии и факторы).
Эта минута может сэкономить вам много времени, когда в середине встречи участники внутренне начнут задаваться вопросами: «Господи, зачем всё это? Почему я здесь? Куда мы вообще?»
03. Равный вклад
Следите за тем, чтобы все имели время и возможность сказать.
Используйте «Раунд голосов»: каждому по минуте назвать 1 факт и 1 риск, или 1 предложение и 1 опасение.
Только потом — обсуждайте. Так снижается «доминирование по умолчанию».
04. Критерии решения
Зачем спорить, какое решение подходит? Лучше зафиксируйте критерии.
«Решение годно, если: а) бюджет ≤ X; б) влияет на метрику Y за Z срок; в) не ломает процесс Q».
Без критериев спорят про вкусы и личные интересы.
05. Протокол в моменте в общем поле
Фиксируйте на экране / в чате / на флипчарте все ключевые моменты:
- решение;
- действия / ответственные: Иван … до …; Мария … до …;
- риски / альтернативы: если …, то …
06. Фразы, возвращающие к сути
Используйте чёткие фразы, возвращающие к цели, плану обсуждения и продвигающие к результату.
- «Сейчас у нас идёт повтор идей. Давайте проверим, как это двигает нас к цели?»
- «Коллеги, очень важно, чтобы за встречу каждый успел поделиться опытом и предложить варианты. Давайте сейчас выскажемся по очереди, начиная с Павла»
- «Я резюмирую в двух фразах последние обсуждения. Проверьте, правильно ли понял — и будем двигаться дальше»
Эти приёмы — базовый минимум ведущего. Системно собрать встречи команды — в курсе F-Course.
Впервые опубликовано на vc.ru.